Foire aux questions

Destinée aux collaborateurs et collaboratrices

Section : Paiement

1. Quand vais-je recevoir mon paiement?

Nos périodes de facturation sont mensuelles et se ferment tous les 3 du mois, à minuit. Le paiement est ensuite programmé pour s’effectuer dans les 45 jours suivant la date de fermeture.

2. Je n’ai pas reçu mon paiement par dépôt bancaire. Pourquoi?

Étant donné que nous payons 45 jours suivant la date de fermeture (qui s’effectue tous les 3 de chaque mois), le dépôt bancaire s’effectue tous les 15 du mois. Si le 15 est un samedi, le paiement sera versé la veille. Et s’il s’agit d’un dimanche, ce sera le lendemain.

Il se peut également que, exceptionnellement, nous n’ayons pas encore traité votre demande d’adhésion au dépôt bancaire. Un chèque vous sera donc émis si cela vient à se produire. Vous pouvez nous écrire à comptabilite@grouperenaud.com pour vérifier si, oui ou non, vos coordonnées bancaires ont bien été reçues.

3. Je n’ai pas reçu mon paiement par chèque. Pourquoi?

  • Si un spécimen de chèque nous a été envoyé, c’est par dépôt bancaire que nous allons procéder pour les paiements d’honoraires. Par contre, il arrive parfois que certaines personnes oublient qu’elles ont déjà envoyé leurs coordonnées bancaires, alors n’hésitez pas à jeter un coup d’œil à votre compte.
  • Peut-être n’avons-nous jamais été informés d’un éventuel changement d’adresse? N’hésitez pas à nous en informer à accueil.psy@grouperenaud.com.
  • Étant donné que les chèques sont envoyés par la poste pour le 15 du mois, il se peut que des délais hors de notre contrôle s’appliquent.

4. Mon paiement semble incomplet. Comment faire pour tout valider?

Consultez le courriel de relevé de dépôt bancaire reçu le jour même du dépôt; si ça ne concorde toujours pas, vérifiez ce que vous nous avez facturé au cours du mois où vous avez reçu des paiements. Vous pouvez avoir accès à votre « Registre des consultations » dans l’extranet. N’hésitez pas à nous contacter à comptabilite@grouperenaud.com si vous relevez toujours des anomalies.

5. Je n’ai pas reçu mon relevé de dépôt bancaire par courriel. Pourquoi?

Le courriel est envoyé le jour même du dépôt bancaire.

Si le jour du dépôt est passé, et que vous n’avez toujours rien reçu, prière de vérifier dans vos courriels indésirables. Après cette étape, vous pouvez nous écrire à comptabilite@grouperenaud.com afin que nous puissions effectuer des vérifications plus approfondies.

6. Mon libellé de paiement doit être changé ou est incorrect. Comment procéder?

Simplement nous écrire à comptabilite@grouperenaud.com et nous informer du changement qui doit être fait, tout en nous indiquant la date de son entrée en vigueur.

7. Mes informations bancaires ont changé. Comment vous en faire part?

Sans plus tarder, écrivez-nous à comptabilite@grouperenaud.com et joignez une copie d’un spécimen de chèque afin que nous puissions faire les changements nécessaires.

Si nous déposons dans un compte qui a été fermé et que nous n’en avons pas été informés, vous devrez payer les frais engendrés par cette fermeture.

8. Quels sont les avantages de m’inscrire au dépôt bancaire?

Les avantages sont nombreux : un risque d’erreur quasi inexistant, l’assiduité des dépôts (en dehors du processus d’envoi postal, comme pour les chèques), un relevé de dépôt bancaire envoyé par courriel le jour même du dépôt, etc.

Section : Facturation

9. Qu’est-ce qu’une « période de facturation »?

Ce que nous définissons par « période de facturation » englobe toute la facturation effectuée dans cette même période, qui a une durée d’un mois. Nous fermons nos périodes de facturation tous les 3 de chaque mois, donc mensuellement.

10. Comment puis-je savoir si mes transactions ont bel et bien été enregistrées?

Vous pouvez avoir accès à votre « Registre des consultations », et ainsi connaître l’état de votre facturation des 12 derniers mois, par l’extranet sécurisé que le Groupe Renaud met à votre disposition. Si vous ne vous souvenez plus de votre identifiant ni du lien d’accès, n’hésitez pas à nous écrire à comptabilite@grouperenaud.com et nous vous aiderons à régler la situation.

11. Mon tarif horaire affiché est de « 0 $ » pour l’un ou plusieurs de mes dossiers dans l’extranet. Pourquoi?

Il arrive parfois qu’un tarif horaire de « 0 $ » soit affiché lors de la facturation par l’extranet, mais ce dernier sera rapidement corrigé, soit quelques jours ouvrables suivant votre saisie dans l’extranet. De nombreuses validations sont également effectuées lors de la fermeture de la période de facturation, nous assurant ainsi que tous les tarifs enregistrés sont les bons.

12. Mon tarif affiché semble incorrect dans l’extranet. Comment procéder?

Vérifiez le montant qui vous est accordé dans le courriel de confirmation de la référence. S’il est toujours inexact, vous pouvez nous contacter à comptabilite@grouperenaud.com afin que nous puissions faire des vérifications plus approfondies.

13. Mes honoraires sont taxables. Comment vous le faire savoir?

Vous devez nous écrire à comptabilite@grouperenaud.com et nous fournir vos numéros de taxes, ainsi que la date d’entrée en vigueur de ce changement.

14. J’ai une transaction tardive (antérieure à plus de 2 mois) à facturer. Comment procéder?

Une facturation tardive (antérieure à plus de 2 mois) doit être facturée à l’aide du formulaire de facturation manuelle (papier). Vous pouvez l’obtenir en nous écrivant à comptabilite@grouperenaud.com, car l’extranet ne pourra pas valider une séance datant de plus de 2 mois.

Veuillez également noter qu’une compagnie cliente est en droit de refuser de payer toute facturation soumise tardivement. Il se peut donc que nous ne soyons pas en mesure d’honorer votre facturation.

15. Je ne vois pas un dossier dans mon registre des consultations. Pourquoi?

  • Il se peut que le dossier soit en dehors de la période de référence active (ex. : période de référence du 1er janvier au 31 décembre 2015; en 2016, les dossiers ne pourront plus être facturés).
  • Le dossier a peut-être déjà été fermé lors d’une facturation antérieure; cela est à vérifier. Vous pouvez nous demander de le rouvrir, au besoin, à accueil.psy@grouperenaud.com.

16. Comment facturer la bonne durée en ce qui concerne les absences de mes clients?

Lorsque vous répondez que l’individu n’était pas présent, l’extranet va automatiquement indiquer une durée temporaire, soit de 30 minutes. Sachez que nous nous chargeons de modifier cette donnée, à l’interne, avant la fin de la période de facturation. Vous n’aurez à faire aucune opération supplémentaire.

17. À quoi sert la case des commentaires à la 5e étape de ma facturation dans l’extranet?

Cette case n’est PAS pour les notes évolutives, mais bien pour nous indiquer des éléments importants liés à la facturation qui est en cours de saisie.

18. Pourquoi faire ma facturation en ligne, par l’intermédiaire de l’extranet?

Parce que la facturation en ligne est efficace, rapide, et sans lourdeur administrative. De plus, vous avez accès à un « Registre des consultations » vous donnant l’historique des 12 derniers mois sur tout ce que vous nous avez facturé.

19. J’ai fait des erreurs lors de la saisie de mes honoraires. Comment les corriger?

Simplement nous faire part de la situation à comptabilite@grouperenaud.com, et nous pourrons la corriger rapidement.

20. Quel est le délai pour vous envoyer mes honoraires?

Une consultation est facturable si elle est enregistrée maximum 2 mois après qu’elle a eu lieu. Exemple : une consultation de janvier doit impérativement être enregistrée avant le 3 avril suivant.

Nous vous invitons fortement à envoyer vos facturations au fur et à mesure afin de ne pas voir vos délais de paiement allonger.

Section : Référence

21. J’ai reçu un courriel nommé « Fermeture de période de facturation ». Qu’est-ce que c’est?

Ce courriel fait état de vos références actives, ainsi que celles qui sont inactives mais toujours facturables. Un graphique vous présente également ce qui a été facturé dans le mois qui vient de se terminer, avec le nombre d’heures restantes.

22. Comment connaître le nombre d’heures restantes dans un dossier spécifique?

Vous pouvez accéder à votre « Registre des consultations » dans l’extranet afin de jeter un œil à la dernière séance que vous avez facturée pour le dossier spécifique. Cliquez sur la loupe pour visualiser combien d’heures ont été utilisées jusque-là.

23. Qu’est-ce qu’une « période de référence »?

On entend par « période de référence » un créneau de dates dans lequel un individu est admissible et a droit à un certain nombre d’heures allouées. Cela dépend des compagnies clientes.

24. Comment les dossiers des clients (individus) doivent-ils être renouvelés?

À la fin de la période de référence, le client (individu) doit nous téléphoner, afin de renouveler son dossier auprès du programme d’aide, et valider son admissibilité selon les critères définis par la compagnie cliente pour laquelle il travaille.

25. Comment recevoir une confirmation de référence par courriel, et pourquoi?

Nous vous encourageons fortement à demander la confirmation de vos références par courriel. En effet, vous disposerez en une seule et même place des coordonnées de votre client, du nombre d’heures disponibles, de la période de référence, de la politique d’annulation en cas d’absence, etc.

26. Quel est le délai de rappel d’un client afin de convenir d’un premier rendez-vous?

  • Le client faisant appel à nos services doit avoir un retour d’appel de votre part dans un délai de 24 à 48 heures ouvrables suivant son appel à NOS bureaux.
  • C’est la raison pour laquelle nous vous demandons de nous rappeler le plus rapidement possible; nous saurons ainsi si vous acceptez la référence ou si nous devons l’adresser à un confrère.
  • Lorsque vous acceptez la référence, nous vous demandons de bien vouloir, dans les heures qui suivent, établir le premier contact avec votre client.

27. Comment distinguer deux individus d’une même organisation afin de préserver la confidentialité?

Tous les individus d’une même organisation ont un code de facturation qui commence par les mêmes lettres, vous permettant ainsi d’identifier les personnes issues d’une même organisation afin d’éviter tout conflit d’intérêts ou risque de violation du secret professionnel.

Sachez également que lorsqu’il s’agit d’un conjoint, le code se termine par un C et quand c’est un enfant, par E1, E2, etc.

28. Gestion de la salle d’attente.

Afin d’éviter que deux personnes se côtoyant dans la même organisation se rencontrent, nous vous demandons de prendre toutes les mesures nécessaires pour qu’elles ne se croisent pas dans votre salle d’attente. Les codes de facturation des dossiers qui vous sont confiés vous donnent cette information avec les premières lettres du code.

Section : Mon dossier

29. J’ai changé d’adresse de correspondance. Comment vous en informer?

Écrivez-nous à accueil.psy@grouperenaud.com pour nous transmettre les informations devant être modifiées, ainsi que la date d’entrée en vigueur dudit changement.

30. Comment vous faire part de mes dates de vacances ou d’absences?

Simplement nous écrire à accueil.psy@grouperenaud.com afin que nous puissions procéder à la mise à jour de votre fiche de consultant.

31. Comment vous envoyer une copie de mon assurance professionnelle?

Veuillez simplement nous les annexer dans un courriel et l’envoyer à comptabilite@grouperenaud.com.

Section : Autres

33. Quel est le numéro de la ligne réservée aux collaborateurs?

Afin de réduire votre temps d’attente lors de vos appels, nous vous invitons à utiliser la ligne 1 855 456-8349, réservée strictement à l’usage de nos professionnels.

34. Pourquoi remettre un questionnaire de satisfaction aux clients?

Afin de démontrer aux employeurs la pertinence de l’existence d’un PAE et la valeur que revêt ce dernier auprès de ses utilisateurs, nous vous demandons de bien vouloir remettre, à chaque client arrivant en fin de suivi, notre questionnaire de satisfaction.

Bien entendu, ce questionnaire ne doit pas être rempli dans votre bureau de consultation. Le client peut ensuite nous le retourner par voie postale, télécopie ou numérisé, ou encore le remplir sur le site https://votreconseillervirtuel.ca/fr/sondage/.

35. Quelle est l’importance de la non-transmission des codes de facturation aux clients?

La règle de la confidentialité de la démarche PAE est primordiale. Nous vous demandons de ne donner en aucun cas le code à vos clients. En effet, selon le poste qu’ils occupent ou la taille de leur organisation, ils pourraient par déduction ou interprétation détenir une information qui ne leur est pas destinée.